Datenschutz & DSGVO für Immobiliardarlehensvermittler: Löschpflicht vs. Aufbewahrung

Muss ich als Immobiliardarlehensvermittler Kundendaten löschen, wenn der Kunde das verlangt?

Nicht sofort und nicht vollständig, wenn eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. In einem Forumsthread schilderte ein Nutzer genau diesen Fall bei einem Versicherungsmakler: Der Kunde verlangt nach Art. 17 DSGVO die Löschung seiner Unterlagen, der Vermittler verweigert sie unter Verweis auf Dokumentationspflichten — und der Fragesteller merkt dazu an, „warum es überhaupt §17 ff DSGVO gibt, wenn man diesen Kundenschutz so einfach aushebeln kann". Bei Immobiliardarlehensvermittlern nach §34i GewO stellt sich dieselbe Frage regelmäßig, denn hier kollidiert das Löschrecht der DSGVO direkt mit einer eigenen, konkreten Aufbewahrungspflicht aus der ImmVermV.

Löschung vs. Aufbewahrung: was gilt wann?

Die folgende Tabelle ordnet die typischen Datenkategorien eines Vermittlungsvorgangs den beiden konkurrierenden Pflichten zu:

Der entscheidende Unterschied liegt also nicht darin, ob überhaupt gelöscht werden muss, sondern welche Daten unter die enge Aufzeichnungspflicht des §14 Absatz 1 ImmVermV fallen — nur Name, Anschrift, Entgelt sowie Tag und Grund der Auftragsbeendigung sind dort ausdrücklich genannt. Alles, was darüber hinausgeht und nicht mehr zweckgebunden ist, unterliegt dem regulären Löschrecht.

Wie lange muss ich Unterlagen nach §14 ImmVermV aufbewahren?

Fünf Jahre auf einem dauerhaften Datenträger in den Geschäftsräumen. §14 Absatz 1 ImmVermV verpflichtet den Gewerbetreibenden, unverzüglich und in deutscher Sprache aufzuzeichnen: Name und Vorname oder die Firma sowie die Anschrift des Auftraggebers, das für die Tätigkeit zu entrichtende und das entrichtete Entgelt, sowie Tag und Grund der Auftragsbeendigung. Nach §14 Absatz 2 ImmVermV beginnt die fünfjährige Aufbewahrungsfrist mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der letzte aufzeichnungspflichtige Vorgang für den jeweiligen Auftrag angefallen ist — nicht mit dem Tag der Anfrage oder des Vertragsschlusses selbst. Ein Auftrag, der im März 2026 endet, ist demnach noch bis zum 31. Dezember 2031 aufzubewahren. Die Grundlagen dieser Pflicht und ihre bußgeldrechtliche Absicherung nach §19 ImmVermV erklärt ausführlicher der Beitrag Verhaltenspflichten nach §34i GewO, auf dem dieser Artikel aufbaut.

Datenschutzrechtlich ist diese Aufbewahrung nicht freiwillig, sondern durch Art. 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO gedeckt: Die Verarbeitung ist „zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der der Verantwortliche unterliegt". Solange die Frist läuft, ist die Aufbewahrung also nicht nur erlaubt, sondern selbst datenschutzrechtlich geboten. Für Rechnungen und Buchungsbelege können daneben eigenständige, teils längere Aufbewahrungspflichten nach §257 HGB und §147 AO gelten, die unabhängig von der 5-Jahres-Frist des §14 ImmVermV zu prüfen sind.

Was passiert mit Anfragedaten, die nicht zum Vertragsschluss führen?

Für sie greift die enge Aufzeichnungspflicht des §14 Absatz 1 ImmVermV in aller Regel nicht, weil kein aufzeichnungspflichtiger „Vorgang" im Sinne dieser Vorschrift vorliegt — die Norm nennt ausdrücklich den Auftraggeber und die Auftragsbeendigung, setzt also einen zustande gekommenen Auftrag voraus. Bricht ein Interessent das Erstgespräch ab, ohne einen Vermittlungs- oder Beratungsauftrag zu erteilen, bleibt es beim allgemeinen datenschutzrechtlichen Grundsatz: Die Daten sind zu löschen, sobald der Zweck der ursprünglichen Erhebung entfällt und keine andere Rechtsgrundlage — etwa eine fortbestehende Einwilligung für Werbezwecke — greift.

Bin ich als Immobiliardarlehensvermittler nach §34i GewO ein Verpflichteter nach dem Geldwäschegesetz?

Nein. Diese Verwechslung taucht in der Praxis immer wieder auf, weil die benachbarte Berufsgruppe der Immobilienmakler geldwäscherechtlich streng reguliert ist. §2 Absatz 1 GwG zählt die Verpflichteten des Geldwäschegesetzes abschließend in 16 Nummern auf — Kreditinstitute, Finanzdienstleistungsinstitute, Versicherungsunternehmen, Rechtsanwälte und weitere Berufsgruppen. In Nummer 14 sind ausdrücklich Immobilienmakler genannt. Immobiliardarlehensvermittler nach §34i GewO — also wer den Abschluss von Immobiliar-Verbraucherdarlehensverträgen vermittelt oder dazu berät — tauchen in dieser Liste nicht auf.

Das bedeutet: Die geldwäscherechtlichen Identifizierungs-, Sorgfalts- und Aufbewahrungspflichten des GwG treffen Immobiliardarlehensvermittler in dieser Rolle nicht unmittelbar. Maßgeblich für sie bleiben die DSGVO und die eigene, deutlich engere Aufzeichnungspflicht aus §14 ImmVermV. Wer als Immobiliardarlehensvermittler zusätzlich als Immobilienmakler tätig ist, unterliegt für diesen Tätigkeitsteil selbstverständlich dem GwG — die Einordnung richtet sich dann nach der jeweils ausgeübten Rolle, nicht nach der Person.

Brauche ich als Einzelvermittler ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO?

In aller Regel ja — auch als Kleinvermittler ohne Angestellte. Art. 30 Absatz 5 DSGVO befreit Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitern grundsätzlich von der Pflicht, ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten zu führen. Diese Erleichterung gilt jedoch nicht, wenn eine von mehreren Rückausnahmen greift — unter anderem, wenn „die Verarbeitung erfolgt nicht nur gelegentlich" (Art. 30 Abs. 5 DSGVO). Die Erfassung von Namen, Anschriften, Einkommens- und Finanzierungsdaten ist beim Immobiliardarlehensvermittler kein Randthema, sondern der Kern der beruflichen Tätigkeit selbst und erfolgt bei jeder einzelnen Vermittlung erneut — damit ist sie nicht „nur gelegentlich" im Sinne der Vorschrift. In der Praxis bedeutet das: Auch der Ein-Personen-Betrieb, der die 250-Mitarbeiter-Schwelle bei Weitem unterschreitet, kommt regelmäßig nicht um ein Verarbeitungsverzeichnis herum.